Tiedätkö, että sähköisen kokouksen edellytyksenä on yhdenvertainen ääni- ja näköyhteys läsnäolijoiden kesken?
Tiedätkö, että yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata julkista kokousta myös sähköistä kokousta?
Kuntalaissa on säädetty toimielimien päätöksentekotavoista. Päätöksenteko voi tapahtua varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa, josta käytetään nimitystä sähköinen kokous tai sähköisesti ennen kokouksta sähköisessä päätöksentekomenettelyssä.
Vallitseva tilanne, maailmanlaajuisen pandemian vuoksi, on edellyttänyt viimeisen vuoden aikana sähköisten työvälineiden entistä laajempaa käyttöä ja niiden mahdollisuuksien soveltamista myös kunta-alalla. Kuntien hallinnossa ovat tulleet tutuiksi niin toimielinten sähköiset kokoukset kuin sähköiset allekirjoitusmahdollisuudetkin. Kuntalaki mahdollistaa laajasti digitalisten toimitatapojen käyttämisen ja kuntaorganisaatioiden hallintosäännötkin nämä jo usein mahdollistavat.
Sähköinen kokous on kokous, johon osallistutaan sähköisen yhteyden välityksellä. Sähköinen kokous voidaan järjestää sähköisessä toimintaympäristössä erillisellä kokousjärjestelmällä, toteuttaa videoneuvottelulla tai muulla teknisellä tiedonvälitystavalla. Kuntalain § 99 edellytys sähköiselle kokoukselle on läsnäoleviksi todettujen keskinäinen yhdenvertainen ääni- ja näköyhteys. Kuntalain väliaikainen muutos (§ 99a voimassa 1.5.2020-31.5.2021) mahdollistaa sähköisen kokouksen pitämisen käyttämällä videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa tiedonvälitystapaa. Lainkohdan edellytyksenä on, että:
- kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa kokoukseen osallistuvat
- kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta kuten erikseen laissa on säädetty ja
- kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioiden käsittelyyn.
Sähköisessä kokouksessa toimitaan samojen käytänteiden mukaisesti kuten varsinaisella kokouspaikalla pidettävässä kokouksessa. Puheenjohtaja johtaa kokousta ja asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksen säilymisestä toimielimen kokouksessa. Kokouksessa puheoikeus käsiteltävässä asiassa on toimielimen jäsenellä. Toimielimen jäsenillä tulee olla tosiasiallinen mahdollisuus osallistua asian keskusteluun ja päätöksentekoon sekä toimielimen päätöksistä pidetään pöytäkirjaa. Tämän lisäksi sähköisessä kokouksessa on toteuduttava yleiset kokous- ja päätöksentekomenettelyä koskevat säännökset ja hallintosäännön määräykset.
Sähköisen kokouksen yhdenvertainen ääni- ja näköyhteys edellyttää kokouksen puheenjohtajalta tarkkaa ja hyvää kokouksen johtamista. Oletettavaa on, että joissain tilanteissa verkkoyhteydet ovat kuormittuneita tai heikkoja ja joku kokouksen läsnäolevista jäsenistä putoaa sähköisestä kokouksesta pois. Tällöin kokous tulee keskeyttää ja kokousta voidaan jatkaa vasta sitten kun kaikki ovat jälleen mukana.
Julkisen sähköisen kokouksen seuraaminen yleisölle on oltava mahdollista. Näin on esimerkiksi valtuuston kokouksen osalta. Sähköinen kokous voidaan välittää tietoverkon kautta reaaliaikaisesti kotisivuille katsottavaksi. Yleisölle voidaan myös varata tila, johon tulla seuraamaan sähköistä kokousta yhteisteltä näytöltä.
Lähteet: Kuntalaki 410/2015, Kuntaliiton verkkopalvelu, Opas kuntien sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn Valtiovarainministeriön julkaisuja 2019:6.
Seuraava Tiedätkö tämän -artikkeli käsittelee sähköisten kokous- ja päätöksentekomenettelyiden hyötyjä
Tiedätkö tämän -artikkelisarja tekee tutuksi kunta-alan päätöksenteon, sähköisen päätöksenteon ja sähköisen kokouksen lakien näkökulmasta käytännön toteutukseen. Kymmenen artikkelin sarjassa tutustutaan kunnalliseen päätöksentekoon ja kokoustamiseen sekä tarkastellaan päätöksentekoa sähköisessä toimintaympäristössä, pohditaan sähköisen päätöksenteon hyötyjä ja mahdollisuuksia niin kuntalaisille, luottamushenkilöille kuin kuntaorganisaatiollekin sekä tutustutaan sähköisen hallinnon hyviin käytäntöihin. Kirjoittaja Lilli Peltonen työskentelee hankepäällikkönä Kärkölän ja Iitin kuntien sekä Orimattilan kaupungin yhteishankkeessa ”Päätöksenteon, kokousten ja tiedonhaun sähköistämisen valmennusohjelmassa” Valmennusohjelmasta voit lukea lisää hankesivuilta.
Artikkelit julkaistaan perjantaiaamuisin yhdeksältä viikosta 14/2021 alkaen ja ovat luettavissa Kärkölän kunnan kotisivujen blogissa.